Bureau for Inatsisartut søger en kontorfuldmægtig til serviceafdelingen

Bureau for Inatsisartut søger en kontorfuldmægtig til betjening af medlemmer af Inatsisartut og bureau for Inatsisartuts øvrige afdelinger.

Er du serviceminded? Kan du tale med alle og er du assertiv? Kan du ikke lade være med at tage initiativ og ansvar? Og er du ikke bange for skæve arbejdstider? Så er du måske lige den person, som vi leder efter til den ledige stilling som kontorfuldmægtig i serviceafdelingen.

Som kontorfuldmægtig i serviceafdelingen skal du være kontaktperson for Inatsisartutmedlemmerne og Bureauets medarbejdere i forbindelse med administrative og praktiske spørgsmål og forhold.

Du vil bl.a. få ansvar for medlemmernes indkvartering under samlingerne, håndtering af lokaleforhold for medlemmerne, partisekretariaterne og bureauet samt varetage en bred vifte af administrative opgaver.

Derudover forventes det, at du hjælper med de praktiske opgaver i afdelingen, når der er travle perioder. 

Du bliver en del af serviceafdelingen, der har til opgave at varetage en lang række praktiske og administrative forhold af betydning for Inatsisartutmedlemmernes og bureauets ansattes daglige arbejde.

Serviceafdelingen skal bl.a. tage sig af:

• Medlemmernes indkvartering under samlingerne
• Inatsisartuts og Bureauets IT-forhold
• lokaleforhold for medlemmerne, partisekretariaterne og bureauet
• Indvendig vedligeholdelse og rengøring af bygningerne
• Omdeling af den meget store mængde af dokumenter og bilag til Inatsisartutmedlemmer i såvel elektronisk form som på papir
• Indkøb
• Forplejning til møder
• Bureauets journalfunktion
• Velkomst og klargøring af lokaler og materialer for nye medarbejdere
• Arrangere personalearrangementer
• Sikre at Inatsisartut og vores lokaler altid er præsentable

Opgaverne løses dels internt, dels med assistance fra eksterne parter.
Eksempelvis vil du skulle rekvirere flyttefolk, håndværkere og have dialog med rengøringspersonalet.

Serviceafdelingen er til daglig en del af Bureau for Inatsisartut. Afdelingen er aktuelt normeret til 4 personer, hvortil kommer 2-3 medhjælpere under Inatsisartuts samlinger. Alle i serviceafdelingen refererer til Bureauets HR & Administrationschef.

Du vil skulle bidrage aktivt og konstruktivt til fastlæggelse af arbejdsgange, stillingsbeskrivelser, vagtplaner m.v. Særligt skal du kunne bidrage til at afdelingens medlemsservice og medarbejderservice aktivt undergår løbende forbedringer og udvikling både internt i afdelingen og i forhold til Bureauets øvrige afdelinger.

Personlige egenskaber:
Du er udadvendt, serviceminded og i stand til at holde styr på flere forskellige opgaver på én gang.
Du kan arbejde selvstændigt og besidder gode koordineringsevner.
Du besidder en personlig robusthed og er ikke bange for at sige nej.

Du har god brugererfaring med brug af Microsoft Office (Word og Excel) og Outlook.
Erfaring med journaliseringssystemer vil være en fordel, men er ikke et krav.

Du kommer til at indgå i en mindre organisation, der generelt er præget af pionerånd og hvor input og forslag til optimering gerne modtages. Du har energi og drive og bidrager i hverdagen med godt humør.

Der lægges vægt på relevant arbejdserfaring fra tidligere ansættelser samt din uddannelsesmæssige baggrund.

Ansættelsesvilkår:
Du bliver ansat på individuel kontrakt og afhængigt af kvalifikationer og erfaring. Stillingen indebærer en rådighedsforpligtelse udenfor normal arbejdstid, da der navnlig under samlingerne er en del overarbejde. Dette aflønnes særskilt.

Opstart efter aftale - dog gerne snarest muligt.

Der kan anvises umøbleret bolig, for hvilken der betales husleje efter gældende regler. Fra- og tiltrædelsesrejse samt eventuel bohaveflytning sker på vilkår svarende til gældende overenskomster/aftaler.

Ansøgning:
Ansøgningsfristen er den onsdag den 10. august 2022, men samtaler afholdes løbende.

Send derfor hurtigst muligt din ansøgning med oplysning om uddannelse og tidligere beskæftigelse bilagt kopi af eksamensbeviser m.v. til:

Bureau for Inatsisartut

Postboks 1060, 3900 Nuuk Grønland

eller pr. mail til inatsisartut@inatsisartut.gl   

Hvis du vil vide mere:

Du kan læse mere om Inatsisartut og Bureau for Inatsisartut på www.inatsisartut.gl

Har du spørgsmål til jobbet, er du velkommen til at kontakte
Direktør Ellen Kolby Chemnitz på telefonnr. 34 61 04 eller e-mail ekc@ina.gl